 | Demo ustalığı nedir, demo ustaları ne yapar? Devamı |
 | “Unlu ve Şekerli Mamuller Dünyası” İlan Tarifesi Devamı |
 | Benim işim ellerimle yoğurarak ve şekil vererek tasarlamakmış Devamı |
 | İyi Bir Pastacı Nasıl Olmalıdır Sizce? Devamı |
PER ASPERA AD ASTRA! *
Aile Şirketleri ve KOBİ’lerde Kurumsallaşma ve Kurum Kültürü
Gökhan Kızıl,
Ynt.Org.Bil.Uzm.
Profesyonel Yönetim Danışmanı
Catering Guide okurları için Haziran sayısında yayımladığımız makalede, kurumsallaşmanın önem ve gereğine değinmiş; her işletmenin mutlaka kurumsallaşması gerektiğini vurgulamıştık. Bu sayımızda ise, ülkemizdeki şirketlerin büyük çoğunluğunu oluşturan aile şirketleri ve KOBİ’lerde kurumsallaşma ve kurum kültürü konusuna değineceğiz.
Yönetim erkinin aynı aileye üye kişilerce paylaşıldığı, genellikle iki kuşağın bir arada çalıştığı, zor kararların çoğu zaman müteşebbis patronun etkisindeki aile meclisi tarafından alındığı işletmelere aile şirketi denmektedir. Aile şirketlerinde; yönetimin çoğunlukla babadan oğula geçmesi, kararların nesnel yaklaşımlar yerine, aile değerleri çerçevesinde öznel yaklaşımlarla alınması, şeffaf işletme politikaları yerine dışa kapalı tercihlerle yönetim, sorumlu ve yetkili pozisyonlara atanacak insan kaynaklarının yine aileden veya aileye yakın kişiler arasından seçimi ve işyeri sahibinin aynı zamanda tepe yöneticisi olmasının doğal karşılanması gibi özellikler söz konusudur.
Yasal tanımıyla, 250 kişiden az yıllık çalışan istihdam eden ve yıllık net satış hâsılatı ya da malî bilançosu 25 bin TL’yi aşmayan ve mikro işletme, küçük işletme veya orta büyüklükteki işletme olarak sınıflandırılan ekonomik birime Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletme (KOBİ) denmektedir. Ülkemizde KOBİ’ler; kendi kısıtlı olanaklarıyla işletme fonksiyonlarını yerine getiren, ülkesel büyüme dönemlerinde başarı hikâyelerine imza atabilen, ancak ekonomik krizlerden de yoğun şekilde etkilenen şirketlerdir.
Yapılan araştırmalar, ülkemizdeki şirketlerin en az yüzde doksanlık bölümünün aile şirketi kimliğinde olduğunu ve kısıtlı sermaye ile kurulduğunu göstermektedir; çoğu işletmemiz hem aile şirketi hem de KOBİ hüviyetindedir. Söz konusu bu işletmeler, gelişebilmek için anahtar kelimenin değişim olduğunu idrakte zorlanmakta; değişim iddiası ile yola çıkanlar ise, çoğu kez aile üyelerinden birinin direnci sebebiyle, değişimi anahtar yerine kilit kelime haline getirerek süreci kilitlemektedir. Oysa değişim anahtardır ve aile şirketleri ile KOBİ’lerin önündeki pek çok kapıyı açar. Değişim felsefesini, kurumsallaşma ve kurum kültürü oluşturma, pekiştirme temeline oturtmak gereklidir.
Günümüz işletme sahipleri ve tepe yöneticilerinin, öncelikle kurumsallaşmanın gerek ve önemini, kurum kültürünün kurumsallaşmadaki rolünü kavramaları, takiben akıl ve bilim rehberliğinde eyleme geçmeleri kaçınılmazdır. Bunun aksi, önce işletme körlüğü ve sonra da ölüm katılığı ve iflastır... Aile şirketleri ve KOBİ’lerde kurumsal yönetim; belli bir büyüklüğe erişilip, gerekli ortam oluştuktan sonra, işletmenin kurum kültürü ve stratejik yönlendirme çerçevesinde, sistem yaklaşımı ile yönetilmesidir; “tek kişilik yönetim” anlayışından, sistem yönetimine geçmek ve sürdürülebilir başarı için gereken yönetişim sistemlerini uygulamaktır. Rekabette hayatta kalmanın en önemli ve etkili yollarından biri olan kurumsallaşma ise, işletmenin kişilerden bağımsız, kurallara bağlı olarak faaliyet göstermesi ve kendi varlığını koruması sürecidir. Bu süreçte; kurallara işveren ve yöneticiler dahil herkes uymalı, özellikle aile şirketlerinde yetki ve sorumluluklar dağıtılmalı, aile ve iş ilişkileri birbirinden ayrılmalı, profesyonel yönetime geçilmeli, iş ile ilgili konular rasyonel değerlendirilmeli, şirketin stratejik yönlendirme basamakları oluşturulmalı, aile ve işletme içi iletişim örgütlenmeli, çalışanlar eğitilmeli ve kuşaklar arası devir planı hazırlanmalıdır. Öne çıkan hususlar; işin profesyonelce ele alınması, işletme misyon ve vizyonunun belirlenmesi, işletme amaç ve hedeflerinin saptanması ve kurumsal iletişim odağında, yönetsel unsurların ve stratejik yönlendirme basamaklarının tüm çalışanlar tarafından benimsenmesidir. Rekabet ortamında başarı için şart olan kurumsallaşma ve eğitim; ailenin huzurunu, şirketin profesyonel yönetimini, “halka” güven telkinini, en önemlisi şirketin büyümesini ve kuşaklar arası devamlılığını sağlar. İşletmelerin değişimin eşiğinde değil, değişim eşliğinde hayatta kalmalarını sağlamak ve başarıyı sürdürülebilir kılmak, kurumsallaşmanın amacı ve sonucudur.
Türkiye’de son yıllarda sıklıkla karşılaşılan gerçek, kurumsallaşma çalışmalarının bilinçsiz yapılması ve neticede kurumsallaşamamaktır. Bu gerçek, şirketleri stratejik bilinç yoksunluğu bağlamında genel performans düşüklüğü, aile içi huzursuzluk, nitelikli insan kaynağı istihdam edememe ve benzeri pek çok sorunla baş başa bırakmaktadır. Kurumsallaşamayan aile şirketleri ve KOBİ’lerin karşı karşıya kaldıkları sorunların çözümü de hayli zordur; çünkü bilinçsizlik, işlerin kaos ortamına sürüklenmesine yol açar. En doğrusu, işi baştan doğru kurgulamaktır. Kurgunun temelinde; stratejik bilinç, bilgi ve eğitim yatar. Bilginin güç ile eşdeğer olduğunun farkında iseniz, kurumsallaşma sürecini sistem yaklaşımına göre işletmelisiniz. İşe önce işletme ve iş analizi ile başlamalı, stratejik yönlendirme safhalarını oluşturmalı, performans değerlendirme sistemini işlevsel kılmalı, şirketinize en uygun organizasyon yapısını kurmalı ve süreci etkili kurumsal iletişim ve müşteri ilişkileri yönetimi ekseninde liderlik uygulamaları ve kurumsal kültür geliştirme ile desteklemelisiniz! Çok kademeli ve tümleşik yapılı bu sistem yaklaşımını plan ve eylem potasında eritebilecek bilginiz yoksa, işin ehlinden danışmanlık hizmeti almalısınız. Ancak unutulmamalıdır ki uzun vadeli çalışmaları göze alabilen, işin sadece teorik kısmıyla yetinmeyip kurumsallaşmayı pratiğe dökebilecek, yetkin bir danışman istihdamı ne kadar yerinde, doğru ve etkili bir yol ise, sorumluluk üstlenmemek ve uygulamadan kaçınmak veya yavaş ve plansız davranmak da o kadar yersiz, yanlış ve etkisiz bir yoldur!.. Eğitim ve bilgi çerçevesinde doğru kararları almalı ve uygulamalısınız. Karar almamak, geç ya da eksik karar almak, atalet içinde ve gaflet uykusunda olmak, katlanılan türlü maliyetlerin karşılığının alınamamasına yol açar. Süreçte yitirilen zaman, yönetimin ve çalışanların motivasyon ve verimliliğinde düşüşe, özgüven kaybına, iletişim kazalarına ve sürtüşmelere de sebep olabilir. Bu nedenle; stratejik düşünmeli, devingen yapılı çevresel koşullara direnç değil uyum göstermeli, sonuç odaklı yaratıcı karar mekanizması oluşturmalı, modern yönetimin sırlarını keşfetmeli ve çevik olmalısınız. Kurumsallaşma sürecinin odağında insan vardır; teknolojiden daha çok, eğitim ve iletişim aracılığıyla, bilgiye ve insana yatırım yapmalı, nitelikli insan gücünü elde tutabilmelisiniz.
Kurumsallaşma uygulamalarında en büyük önem, örgüt içi iletişime verilmelidir. Kurumsallaşmanın gerçekleştirilebilmesi için, başta işveren ve yöneticiler olmak üzere, şirket paydaşlarının dil ve görüş birliği içinde olmaları, açıklık, şeffaflık ve paylaşım konularında ortak payda oluşturmaları gereklidir. İnsan faktörünün ön planda olduğu bir anlayışla kurumsallaşarak gelişebilmek için; pazarın beklentilerine son derece duyarlı ve öngörülü olmak, teknolojik gelişmeleri takip edip teknolojiyi yenilemek, kaynakları verimli kullanmak, nitelikli insan gücünü oluşturmak ve elde tutmak, toplumsal duyarlılık içinde olmak, sürekli değişime ve gelişmeye açık olmak gibi birbiriyle son derece etkileşimli faaliyetleri yönetebilmeniz gerek. Tüm çalışanlarınızı; bilgi ve deneyimine güvenilir, ilkeli, tutarlı, kişisel gelişim ve değişime açık, “ben” odaklı kişilik davranışından “biz” odaklı kişilik davranışına geçmiş, değişime inanmış, sosyal sorumluluğu gelişkin insanlardan oluşturmalı ya da kurumsallaşma sürecinde, mevcut insan kaynağınıza bu özellikleri kazandırmalısınız. Öte yandan, özellikle yetersiz kalan bölümlerde yeniden yapılanmalı, durumsal ve güçlendirici liderlik uygulamalarını ve ekip çalışmasını ön planda tutmalı, işletme çalışanlarının görev, yetki ve sorumluluklarını yazılı olarak belirlemelisiniz. Yapılması gerekli bütün bu işlerle ilgili olarak, şirket çalışanlarının bilgi sahibi kılınması ve kurumsal gelişim eğitimine tabi tutulması gereklidir. Şirketin amaçları ve işleyiş düzeni, iletişim, ekip çalışması, pazarlama, iş sağlığı ve güvenliği gibi konularda kurum içi konferanslar düzenlenmelidir. Kurumsallaşmış şirketlerde eğitim faaliyetleri süreklidir; düzenli ve sürekli eğitim, çalışanları bilinçlendirir ve aidiyet duygusunu artırır. Şirkete bağlılıklarını artırmak için, çalışanları anlamlı bir iş yaptıklarına inandırmalı, yaptıkları işin önemini takdir etmeli, işlerini sevmelerini sağlamalı ve onları verilen işi yapan bir üretim faktörü olarak değil, üretime katılan, inceleyen, araştıran, düşünen bireyler olarak görmelisiniz. Çalışanlara verilen değer sayesinde kurum kültürü gelişmekte, güçlenmekte ve kurumsallaşma düzeyi artmaktadır. Eğitimin, işveren ve yöneticiler için de mutlak bir gereklilik olduğunu unutmamalı, eğitim almayı bir angarya veya yitirilen zaman olarak görmemelisiniz.
Aile şirketleri ve KOBİ’lerde kurumsallaşmanın hiç de sanıldığı kadar kolay bir süreç olmadığını; kurumsal yapı çalışmalarının,gerekli zihinsel devrim ve hazım süresi gerçekleşmeden, aylar zarfında alınıveren ISO belgesi çalışmalarından farklı boyutları olduğunu bilmelisiniz! Çünkü kurumsallaşma aynı zamanda, kurum kültürünü oluşturan unsurların özelleştirilmiş bir halidir. Kurumsal yapıya sahip olmak, yıllar boyu sürecek çalışmaların ve tüm çalışanların kurum kültürüne ilişkin bakış açılarının toplamıdır. Yıllarca sürecek çalışmaların sonucunda yerleşecek kurum kültürünü pekiştirmek, tüm çalışanlarla teker teker ilgilenmeyi gerektirir. İnsana, işi yapana saygı ve empati, sürecin uygulanmasında temel prensibiniz olmalıdır. Kurum (işletme) kültürü, kurumsallaşmanın özüdür ve bir işletmeyi benzerlerinden ayıran özgün kimliğin, iş yapış biçiminin, doğru kabullenilen ve paylaşılan değerlerin, ilkelerin, tutum ve davranışların bütünüdür. Çalışanların moral ve üretkenlikleri üzerinde güçlü bir etkisi olan kurum kültürünü, işletmenin tüm çalışanlarınca paylaşılan, yeni işgörenler tarafından öğrenilmesi gereken, işletmenin düşünme ve işleri yapma biçimini yansıtan kişiliği olarak da tanımlamak mümkündür. İşletmede çalışanların davranışlarını, iş yapış biçimlerini ve alışkanlıklarını etkileyen kurum kültürü; iş arkadaşlarına, yöneticilere ve müşterilere nasıl davranılacağını, işletmede nasıl giyinilmesi gerektiğini, işletme için neyin önemli olduğunu belirler ve bireyler arası etkileşimi biçimlendirir.
Kurum kültürü; işletme çalışanlarında “biz” duygusunu geliştirir, bireyleri birbirlerine ve kuruma bağlar; kurumsal iklimi olumlu yönde geliştirir ve işletmeye süreklilik kazandırır. İşletme imajı ile işletmenin kurumsal kültürü arasında bağıntı olduğu unutulmamalıdır. Öte yandan, kurum kültürünün getirdiği bazı standart uygulamalar ile örgütsel çatışmaları rasyonalize etmek veya yumuşatmak da mümkündür.
İşletmenin örgüte bağlılık, verimlilik, tüketiciye/müşteriye saygı gibi temel değerleri, kurum kültürünün özünü teşkil eden değerlerdir; herkes tarafından paylaşılması istenir ve zorunlu görülür. Değerlerin kabul edilmesi ve uygulanması önemlidir. Bu sebeple, çalışanlarınızı yönlendirilmeli ve ödüllendirmelisiniz. Yönlendirme, çalışanlara kültürel değerlerin aktarılması; ödüllendirme, işletme kültürüne uygun davranışların motivasyonel araçlarla pekiştirilmesidir. İşletme değerlerini benimsemeyen işgörenlerin, süreçte kurumdan ayrılmak zorunda kalacağı da bilinmesi gerekli diğer bir husustur.
Kurum kültürünün unsurları arasında; misyon, değerler, ortak dil ve sloganlar, kurumsal iklim, törenler, ödüller, simgeler, örgütte paylaşılan tutum, inanış ve efsaneler ile liderler ve kahramanlar yer alır. Bu unsurların örgütsel yapı içinde uygulamalı olarak var olduğundan emin olunmalıdır. Örneğin; işletmenin mimarisi, büro veya bölüm düzenlemesi, kullanılan teknoloji, personelin giyim biçimi, kurallar ve düzenlemeler, raporlar, görünen davranış kalıpları ve benzeri hususlar örgütün görünüşünü, kurumsal iklimini oluşturur.
Başarılı ekipler ve yıldız çalışanlar, örgütte belli bir süreyi dolduranlar, emekli olanlar için verilen şilt ve plaketler; yönetim ve işgörenler arasındaki mesafe belirtici mekansal ya da sosyal düzenleme ve işaretler, bir örgütün törenleri ve simgelerinin örnekleri olabilir. Kurum kültürünün unsurlarından olan ödüller, yalnızca parayı değil, işin içeriğine ve örgüte bağlılığa yönelik tanınma ve takdirleri de içerir. Ödüllerin ne tür başarılara verileceği, ne tür davranışların takdir göreceği ve cezalandırılacak davranışlar kurum kültürünün birer yansımasıdır. Efsaneler, geçmiş olaylar üzerine kurulu, kurgusal ayrıntılarla bezenmiş, bazı kişi veya olaylar hakkında yaygın olarak bilinen hikayelerdir; temel değerlerin yeni katılanlara aktarılmasında, yani sosyalleşme sürecinde önemli rol üstlenirler. Liderler ve kahramanlar, kendi kişiliklerinde işletmenin temel değer ve inanışlarını yansıtan modellerdir. Bazı çalışanlar müşteriye verilen önemi, bazıları iş arkadaşlarını motive etmeyi, bazıları da diğerlerinin gözünde bir yıldızı sembolize edebilirler. Kurumsal kültürün açıklanan tüm unsurlarını var etmenin ve işler kılmanın, iyi bir planlama ve süreç meselesi olduğu unutulmamalıdır.
Başarılı işletmelerin ortak özelliklerinden biri de işletme ile çalışanların, amaç ve değer birliği sağlayabilmesidir. Bunu sağlamanın yolu, kurumsallaşmadan ve güçlü bir kurum kültürüne sahip olmaktan geçer. Bu nedenle, işletme ile işgören uyumunu sağlamaya yönelik politikalara sahip olunması ve çalışanların belirli bir eğitim programı ile geliştirilmesi son derece önemlidir. Sonuç itibariyle, aile şirketleri ve KOBİ’lerde kurumsallaşmak ve kurum kültürü geliştirmek için; sıralanan bilgi ve öneriler ışığında, uzun vadeli düşünülmeli, değişimle yaşayan ve öğrenen organizasyon yapısı oluşturulmalı ve bu yapının ihtiyacı olan istikrarlı bir yönetim felsefesi güdülmelidir. Günümüz imhacı rekabet ortamında başarılı olmak, başarınızı sürdürülebilir kılmak istiyorsanız; insan kaynaklarınızı yönetmeyi değil yönlendirmeyi tercih edin, aceleci olmak yerine kararlı olmayı seçin ve şirketinizi kurumsallaştırın. Unutmayın ki küçük şeyler, küçük ruhları esir alır; siz büyük düşünün!
* ZORLUKLARDAN YILDIZLARA! (Mücadelenin sonunda başarı vardır.)
