 | Demo ustalığı nedir, demo ustaları ne yapar? Devamı |
 | “Unlu ve Şekerli Mamuller Dünyası” İlan Tarifesi Devamı |
 | Benim işim ellerimle yoğurarak ve şekil vererek tasarlamakmış Devamı |
 | İyi Bir Pastacı Nasıl Olmalıdır Sizce? Devamı |
Zaman Yönetimi
Gökhan Kızıl, Ynt.Org. Bil.Uzm.
Profesyonel Yönetim Danışmanı
İstediğiniz sonuçları hedeflediğiniz süre içerisinde alamıyor, sürekli zaman darlığından şikayet ediyor, kendinizi geliştirmeye ve hobilerinize vakit ayıramıyorsanız; hep çok fazla işiniz varsa, sevdiğiniz kişileri ihmal ediyorsanız... Siz zamanınızı yönetemiyorsunuz!.. Zamanınızı yönetmek, verimli ve etkili işlere imza atmak istiyorsanız, zaman yönetiminin temel kurallarına uymalısınız!
Zaman ve Tuzaklar...
Zaman; bir işe ayrılmış saatler veya bir işin, bir oluşun içinde geçtiği, geçeceği ya da geçmekte olduğu süre olarak tanımlanır. Satın alınması, depolanması, geri döndürülmesi veya yenilenmesi imkansız, değerli bir kaynak olan zaman pahalıdır; vakit nakittir! Yapılacak her iş için mutlaka belli bir zaman gereklidir. Zaman yönetimi, zamana yön vermek, zamanı yönlendirmektir; önceden belirlenen amaçlara ulaşmak için, işe ayrılan sürenin planlanması, işin organize edilmesi, yönlendirilmesi, koordine ve kontrol edilmesi sürecidir. Zamanı kontrol edebilmenin püf noktası, kendimizi yönetmektir. Başkalarından önce kendimizi yönetmeli, zaman yönetimi konusunda etkili alışkanlıklar kazanmalı ve bunları uygulamalıyız... Yapılacak bir sürü iş arasından hangilerinin önce yapılması gerektiğine karar veremezseniz, yapılamayan işler zihninizi sürekli meşgul ederse, bir işi ilk defasında sonuçlandıramayıp tekrar tekrar geri dönmek zorunda kalırsanız, işler birikir ve sonuçta strese girersiniz. Strese girmek istemiyor; başarılı zaman yönetiminin kariyer planlaması, iletişim, okuma, dinlenme ve düşünmeye süre ayırabilme gibi pek çok getirisinden faydalanmak istiyorsanız, işte kaçınmanız gereken zaman tuzakları...
► Önceliklerin belirlenmemesi, sıralanmaması ve plansızlık: Önceliklerinizi bilmeli ve işlerinizi doğru sıralamalısınız. Etkin bir önceliklendirme ve dikkatli bir planlama, iyi zaman yönetiminin temelidir. Unutmayınız ki yönetim, en önemli aşama olan planlama ile başlar. Planlama yapılmazsa, işler zamanında bitmez, yeni işleri planlayacak zaman dahi kalmaz. Hoşlandığınız işler yerine önce hoşlanmadıklarınızı yapsanız, çabuk bitecek olan yerine uzun sürecek olandan başlasanız, zor olanı kolay olana tercih etseniz, bildiğiniz işler yerine bilmediklerinize öncelik verseniz, acil işler yerine önemli işleri bitirseniz ve mümkünse başkalarının istedikleri yerine kendi seçtiklerinizi yapsanız, daha doğru olmaz mı?..
► Erteleme, geciktirme ve aksaklıklar: En önemli zaman tuzaklarından birisi olan erteleme alışkanlığı, sizi gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyar, başarınızı önler. Gecikmeler ve aksaklıklarla mücadele edebilmek için; işi bitireceğiniz tarihi, saati belirleyin ve ilk önce sıkıcı olan işi yapın, hemen yapın! İşlerinizi küçük bölümlere ayırın ve her başarınız için kendinizi ödüllendirin. Vazgeçmeyin, ertelemeyin, üşenmeyin!
► Kararsızlık, hayır diyememe, yetki verememe: Kararsız, yetki vermekten kaçınan, gereğinde hayır diyemeyen bir kişiliğiniz varsa, bu olumsuz özelliklerin zaman ve para kaybına, moralsizliğe neden olacağını bilmelisiniz. Öte yandan, gereğinde hayır diyemez ve ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz de kaliteniz zarar görebilir.
► Düzensizlik, dağınıklık, aşırı titizlik: Her şeyin aşırısı yorgunluk, verimsizlik, stres, baş edememe hissi ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur. Düzensiz iş ortamı, masanızın üzerinde çalıştığınız konu ile ilgisi olmayan unsurların varlığı dikkatinizi dağıtır ve yavaşlamanıza neden olur; temizlik ve düzen kurallarına uymalısınız.
► İşe gereğinden fazla adanma: Kendinizi işinize gereğinden fazla adarsanız ailenize, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanınız kalmaz. İşlerinizi verimli olarak yapabilmeniz, fiziksel ve zihinsel zindeliğinize; bu da ancak düzenli çalışmanıza bağlıdır.
► Acelecilik, kırtasiyecilik, verimsiz okuma: Zaman baskısı altında, aceleci tavır takınarak sürekli bir şeyler yapmanız, etkili zaman yönetimine ters düşer. Bürokrasiye, kırtasiyeciliğe boğulup, önemsiz detaylarla uğraşmak, hiç okumamak veya kalıcı izli olmaktan uzak okumak size fayda sağlamaz.
► Gündemsiz ve verimsiz toplantılar: Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Burada sorun zaman ya da toplantının kendisi değil, toplantının gündem belirlenmeden yapılması, normal süresini aşması ve nihayetinde amacına ulaşmamasıdır. Toplantılarınızı belli kurallar çerçevesinde yapın.
► Diğer: Rutin işler, gereksiz telefonlar ve e-postalar, uzun süreli ziyaretler, çay kahve sohbetleri, dedikodu türünden zaman kaybettiricilerden kesinlikle kaçınmalısınız. Zaman kaybettiğinizin farkına vardığınızda kendinize ve çevrenize dur demeyi öğrenmelisiniz.
Etkili Zaman Yönetimi ve Başarı İçin Tavsiyeler
Zaman yönetimi sayesinde başarılı olmak için sadece zaman tuzaklarından sakınmak yeterli değildir. İşlerinde başarılı kişilerin gösterdikleri ortak davranış, odaklanmaktır. Herhangi bir işte başarılı olmak için, mutlaka amaca odaklanmalı ve yoğunlaşmalısınız. Bunun için de asıl amacınızı belirlemeli, zamanınızı doğru işler için kullanmalı, amacınıza ulaşmak için önemli gördüğünüz hususları tespit etmelisiniz. Vizyonunuz, değerleriniz ve ilkeleriniz sizin pusulanızdır; vermiş olduğu sözleri, randevuları ve programınızı sadakatle takip etmeniz, yani zaman kavramına uymanız gereklidir.
1. Zamanınızı etkili yönetebilmek için, “yapılacakları” haftalık ve günlük olarak listeleyin. Ömrünüzün yaklaşık altı ayını e-postalar açarak, bir diğer altı ayını ise trafik lambalarında bekleyerek geçirdiğinizi bilin... İşlerinizi, pusula ve zaman kavramlarını göz önünde bulundurarak sınıflandırın. Kategorize ettiğiniz işlerinizi; kesinlikle yapılmalı, yapılmalı, yapılması iyi olur biçiminde veya zorunlu, önemli, acil ama önemsiz ve diğer işler şeklinde öncelik sırasına koyun. Listenizin başında yer alan işlere daha dikkatli yaklaşın ve başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
► Zorunlu işler: Vergi yatırma, kira ödeme, para çekme gibi yasal veya malî işlerinizi; çocuklarla ilgilenme, eşle birlikte seyahat gibi ailevi işleri; diş kontrolü, spor türünden sağlık bağlantılı işleri ve kurslara/konferanslara gitme, gazete okuma gibi kişisel gelişim faaliyetlerini, zamandan tasarruf ederek mutlaka yapmalısınız.
► Önemli işler: Zamanınızı, başarınızı doğrudan etkileyecek önemli işlere göre planlayın ve gündeminizi buna göre oluşturun. Ortalama bir insanın aynı anda en fazla üç konuya odaklanabileceğini unutmayın. Önemli işlerinizle ilgili problemleri tespit edin, bilgi toplayın, çözümler üretin.
► Acil (ama önemsiz) işler: Önem seviyesini, gerçekleştirmediğinizde ne kaybedeceğinizine göre belirleyeceğiniz gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar, ilgisiz konularda yazışmalar türünden işleri, mümkünse başkasına devredin. Önemsiz işler için alınabilecek en iyi tedbir, bu işleri artan zamanda yok etmek ve uzun vadede bu tür işlerin ortaya çıkmasını engelleyici tedbirler almaktır.
► Diğer işler: Zamanı boşa harcatan, genellikle size herhangi bir şey katmayan aşırı televizyon izleme, dedikodu yapma türünden faaliyetlerden uzak durmalısınız.
2. Olağan bir gününüzü not ederek zaman kayıplarınızı belirleyin. Bunun için, en azından her bir saat için, faaliyetlerinizi detaylı olarak kaydedin. Her faaliyetiniz için ziyaretçilerinizin adlarını, sohbet konu ve sürelerini ve faaliyetleriniz hakkındaki öznel yorumlarınızı not edin. Günün sonunda harcadığınız zamanı, düştüğünüz zaman tuzaklarını görün ve değerlendirmenizi yapın.
3. Fiziksel ve zihinsel enerjinizin zirvede olduğu en iyi zamanınızı tespit edin. Her ne kadar biyoritmik olarak saat 08.00–12.00 arası çoğu kişi için iyi zaman dilimiyse de kendinize bir enerji çemberi çizin ve gününüzün en iyi ve en verimli zamanını belirleyin; önemli işler ya da kararlar için bu zaman aralığını tercih edin. Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebileceğinizi kendinize sorun ve cevaplarınıza göre uygulamaya geçin!
