 | Demo ustalığı nedir, demo ustaları ne yapar? Devamı |
 | “Unlu ve Şekerli Mamuller Dünyası” İlan Tarifesi Devamı |
 | Benim işim ellerimle yoğurarak ve şekil vererek tasarlamakmış Devamı |
 | İyi Bir Pastacı Nasıl Olmalıdır Sizce? Devamı |
Toplantı Yönetimi
Gökhan Kızıl,
Ynt. Org.Bil. Uzm.
Profesyonel Yönetim Danışmanı
Toplantılarda fayda üretemiyor, toplantıların zaman kaybından ibaret sıkıcı birer uğraş olduğunu düşünüyorsanız, toplantı yönetimi kurallarını bilmiyorsunuz! Toplantılarınızı yönetmek, doğru iş yapmak ve verimli çıktılar elde etmek istiyorsanız, toplantı yönetiminin temel kurallarına uymalısınız!
Toplantılar...
Toplantı; en az iki kişinin belirli bir yer ve zamanda, bir sorun, olay veya olgu üzerinde belirli amaçlar çerçevesinde ve bir gündem bağlamında görüşmek üzere bir araya gelmesidir. İş hayatında toplantılar; bilgi alışverişinde bulunularak durumsal farkındalık kazanımı, örgütsel öğrenme, ekip çalışması, yöntem belirleme, sorun saptama ve çözme, karar süreçlerine katılım ve doğru karar verme, çatışma yönetimi, etkileşimli iletişim, yeni fikirlerin olgunlaştırılması, planlama ve eşgüdümleme türünden pek çok olumlu işlevi olan yararlı araçlardır. Kurumlarda toplantı mantığı mutlaka yerleştirilmelidir. Yönetim işlevlerinin gerçekleşebilmesi için toplantılara mutlaka ihtiyaç olmasına rağmen, yapılan araştırmalar çoğu yöneticinin toplantıları zaman kaybettirici olarak gördüğünü göstermektedir. Eğer fiziki ortam uygun değilse, toplantı düzeyi ve katılımcıları doğru tespit edilmemişse, amaç ve gündem belirsizse, katılımcılar hazırlıksızsa, doğru idare edilmiyorsa toplantı verimsiz olacak ve bir zaman tuzağına dönüşecektir.
Herhangi bir toplantıda katılımcılar; konuşmaları aktif dinlemeli ve not almalı, sözlü ve sözsüz iletişim öğelerinden doğru biçimde yararlanarak ve söz alarak başkana hitaben, az ve öz konuşmalı, görüşlerini gerekçeli ve dayanaklı olarak sunmalıdır. Toplantı yöneticisi ise, toplantının bir zaman tuzağına dönüşmemesi, aksine umulan yararların sağlanabilmesi için önce toplantı düzenlemeyi öğrenmeli, sonra da toplantı yönetimi ilkelerine uymalı, uyulmasını sağlamalıdır!
Toplantı düzenlemek...
1. İşe, düzenlenecek toplantının düzeyini, amacını ve gündemini belirleyerek başlayın.
► Toplantının düzeyi ile uyumlu amaç/lar ve amaç/lar ile uyumlu gündem mutlaka yazılmalıdır.
► Toplantı dönem değerlendirmesi amacıyla düzenlenecekse, işyeri dışında bir mekan ve bir günlük süre tercih edilmeli, işletme fonksiyonları ile ilgili uzun vadeli stratejik değerlendirmelerin yapılacağı bu tip toplantıların aşırı yüklü hale gelmemesi için baştan önlem alınmalıdır.
► Toplantı stratejik seviyede (aylık) düzenlenecekse, orta vadeli konuların ele alınabileceği ve ayrıca haftalık toplantılarda tanımlanan sorunların çözüm odağında görüşüleceği bu düzeydeki toplantıların, 2-3 saat içinde ve iki üç gündem maddesi çerçevesinde planlanması uygun olacaktır.
► Toplantı taktik (haftalık) seviyede düzenlenecekse, kısa vadeli konuların tartışılabileceği bu tip toplantılarda sorunlar tespit edilmeli ve 1-2 saatlik süre zarfında, ayrıntılara çok girilmeksizin çözümler üretilmelidir.
► Toplantı operasyonel (günlük) seviyede düzenlenecekse, her gün tercihen aynı yer ve saatte, sadece içinde bulunulan 24 saatlik zaman dilimine ilişkin konular bağlamında, koordinasyon amaçlı olarak ve örneğin 15 dakikalık kısa bir zaman zarfında gerçekleştirilmelidir.
2. Yapılacak toplantının düzeyine uygun olarak gerekli hazırlık ve kontrolleri yapın.
► Toplantı yerinin kapasite, ısıl şartlar, gürültü vb. hususlar bakımından müsaitliği teyit ve kontrol edilmelidir.
► Toplantı mekanında ihtiyaca göre; yazı tahtası, görsel-işitsel elektronik teçhizat gibi destek malzemeleri ve içecek bulundurulmalı, ortam katılımcıların birbirlerini rahatlıkla göreceği şekilde düzenlenmelidir.
3. Toplantının düzeyine göre katılımcıları belirleyin ve toplantı çağrısında bulunun.
► Toplantı katılımcıları, toplantı öncesinde bir önceki benzeri toplantının tutanaklarını okumalı; yapılan, devam eden ve tamamlanan işleri not alarak gündem ile ilgili hazırlık yapmalı, programlarını toplantı sırasında telefon görüşmesi ve misafir kabulü gerçekleştirmeyecek şekilde ayarlamalıdırlar.
► Toplantı çağrısında; yer, zaman ve süre, amaç ve gündem maddeleri, toplantı tekniği, başkan ve katılımcılar, sekreterya ve yapılması istenen hazırlıklar gibi hususlar yer almalıdır.
4. Kurumunuzda toplantı kültürünü mutlaka yerleştirin.
► Toplantılar ihtiyaca göre ve mutlaka periyodik olarak düzenlenmeli, erteleme ya da vazgeçme gibi zaman tuzaklarından kaçınılmalıdır. Kurum içi iletişim bağlamında, toplantıların varsa Halkla İlişkiler bölümü, yoksa İnsan Kaynakları bölümü tarafından organize edilmesi uygundur.
► Toplantılar için rastgele bir yer değil, özel bir toplantı odası tahsis edilmeli ve kritik katılımcılar toplantılara mutlaka katılmalıdır. Geçerli mazereti sebebiyle katılamayacağını bildiren kişinin yerine vekili katılmalı ve görüşülenleri bilahare üstüne raporlamalıdır.
► Toplantının önceden belirlenmiş başlangıç ve bitiş saatine, süresine uyulmalı; toplantı zamanında başlamalı ve gündeme sadık kalınmalıdır.
► Toplantıları etkili yönetecek, toplantı sırasındaki olumlu ya da olumsuz durumları ayrıştırıp bir potada kaynaştıracak, güçlü iletişim becerilerine sahip bilgili bir toplantı yöneticisi, toplantı verimliliğinde anahtar faktördür. Gündem maddelerinin belirli bir sıra ve süre ile, tespit, teşhis, çözüm ve sonuç odağında ele alınarak tartışılması toplantı başkanı tarafından sağlanmalı, toplantılarda uzlaşmacı anlayışa önem verilmelidir.
► Toplantıda tutulan notlar, toplantı sonrasında düzenlenerek ilgililere gönderilmelidir. Toplantı sonrasında; verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediği ve toplantının amaçlarına erişme derecesi takip edilmelidir.
Etkili Toplantı Yönetimi İçin Tavsiyeler
► Toplantı yöneticisi (başkanı) olarak; toplantıya herkesten daha hazırlıklı, gerekli tüm dokümanlar yanınızda ve tam zamanında gelin.
► Toplantıyı açıklanmış olan zamanında ve doğru bir açılışla başlatın. Toplantının düzeyini, amacını, ana gündemini hatırlatın, toplantı kurallarını açıklayın. Toplantı süresince kuralların uygulanmasına nezaret edin.
► Toplantının başlangıç aşamasında; toplantıya ilk defa katılan ya da kurum dışından katılanları, adları ve yetkileri ile birlikte diğer katılımcılara tanıtın. Toplantının ilk 5 dakikalık bölümünde, tüm katılımcıların ilgisini toplayacak, herkesi “silkeleyecek” bir giriş yapmanın yararlı olabileceğini bilin.
► Toplantının, belirlenen gündem bağlamında, aktif dinleme ve empati çerçevesinde sürmesini sağlayın. Toplantı boyunca zamanı iyi yönetin; demokratik ve nazik bir üslupla, toplantıya katılan herkese adilane söz hakkı vererek, katılımcıların görüşlerini rahatça ifade edebilmelerine “belli zaman sınırı içerisinde” fırsat tanıyın. Toplantı uzun süreli planlanmış ise ara vermeyi ihmal etmeyin.
► Toplantıda farklı veya aykırı görüşlerin ortaya çıkmasından çekinmeyin, çatışmayı bastırmak yerine yönetmeyi tercih edin. Gündem bağlamındaki konuşmaları ve tartışmaları, ara özetlerle ya da sorularla yönlendirin. Gündemden sapan, süresini aşan, olumsuz ve sataşmacı tavırlı katılımcılar varsa, aykırı görüşleri değil, ama aykırı tutum ve davranışları kontrol altına alın. Konuların kişiselleştirilmesinin, yapıcı olmak yerine yıkıcı olmanın kabul edilemez olduğunu açıklayın ve gerekirse bir sonraki gündem maddesine geçerek, uzlaşmacılıktan uzak katılımcılarla toplantı sonrasında yüz yüze görüşün.
► Görüşülen gündem maddeleri ile ilgili yeterince ilerleme sağlandığında, görüşülen konuları ve yapılacakları özetleyerek toplantıyı sonuca bağlayın. Konuların takip ve kontrolündeki gerekli görev ve sorumluluk dağılımını gerçekleştirin.
► Toplantıda gündem maddeleri ile ilgili tüm konuların kayda geçirildiğinden emin olun. Toplantıda görüşülen önemli konular ve alınan kararların tutanakla tespit edilmesini ve tutanağın toplantı sonrasında katılımcılara duyurulması sağlayın.
